„Wir brauchen endlich ein vernünftiges CRM, aber HubSpot und Salesforce fressen uns die Haare vom Kopf.“ Diesen Satz hören wir bei Never Code Alone regelmäßig – und die Frustration dahinter ist absolut nachvollziehbar. Während große SaaS-Anbieter ihre Preise 2025 erneut angehoben haben, stehen viele Unternehmen vor der Frage: Gibt es professionelle Alternativen, die nicht jeden Monat ein kleines Vermögen kosten?
Die gute Nachricht: 2026 ist der perfekte Zeitpunkt, um auf Open Source CRM umzusteigen. Die Systeme sind ausgereift, die Communities aktiv, und die Funktionsvielfalt steht kommerziellen Lösungen in nichts nach. Mit über 15 Jahren Erfahrung in Softwarequalität, Open Source und Remote Consulting haben wir dutzende CRM-Einführungen begleitet – von Startups bis zum gehobenen Mittelstand.
1. Ist Open Source CRM wirklich komplett kostenlos?
Die Software selbst ist tatsächlich kostenlos. Keine Lizenzgebühren, keine Nutzerlimits, keine versteckten Feature-Paywalls. Systeme wie EspoCRM, SuiteCRM oder das brandneue Twenty CRM könnt ihr unbegrenzt nutzen – mit allen Funktionen.
Was allerdings Geld kostet: Hosting, Anpassung, Integration und Support. Bei Self-Hosting auf einem eigenen Server zahlt ihr für die Infrastruktur. Wer keine eigene IT-Abteilung hat, braucht möglicherweise externe Unterstützung bei der Einrichtung. Das ist fair und transparent – im Gegensatz zu den Überraschungsrechnungen bei kommerziellen Anbietern, wenn plötzlich mehr Nutzer oder Features benötigt werden.
Die Total Cost of Ownership liegt bei Open Source CRM erfahrungsgemäß 50 bis 70 Prozent unter vergleichbaren SaaS-Lösungen – vor allem, wenn ihr langfristig plant.
2. Welches Open Source CRM eignet sich am besten für den deutschen Mittelstand?
Nach unserer Erfahrung mit diversen Projekten hat sich folgende Einschätzung bewährt:
EspoCRM ist der Allrounder für Teams, die schnell produktiv sein wollen. Die Oberfläche ist modern, die Custom Entities sind flexibel, und die REST-API ist sauber dokumentiert. Für PHP-Teams ist es besonders interessant, da Erweiterungen einfach zu entwickeln sind. Die Community ist klein, aber aktiv.
SuiteCRM bringt Enterprise-Features von Haus aus mit: Kampagnenmanagement, Forecasting, umfangreiches Reporting. Allerdings schleppt es das SugarCRM-Erbe mit – der Code ist stellenweise chaotisch, und das starre Lead/Account/Opportunity-Modell passt nicht zu jedem Vertriebsprozess.
Twenty CRM ist der spannende Newcomer für JavaScript-Teams. TypeScript-Stack, GraphQL-API, Notion-artiges Interface. Custom Objects sind Kernfeature, nicht nachgerüstetes Add-on. Noch nicht Version 1.0, aber die Entwicklung ist rasant.
Für DSGVO-sensible Branchen empfehlen wir zusätzlich einen Blick auf berliCRM – eine deutsche Weiterentwicklung von vtiger mit speziellen Datenschutzfunktionen.
3. Wie sicher sind unsere Kundendaten bei einem self-hosted Open Source CRM?
Sicherer als in jeder US-Cloud. Das ist keine Übertreibung, sondern rechtliche Realität. Der CLOUD Act verpflichtet US-Unternehmen zur Herausgabe von Daten an US-Behörden – unabhängig vom Serverstandort. Bei Self-Hosting auf deutschen Servern habt ihr vollständige Kontrolle.
Open Source bedeutet außerdem: Der Code ist einsehbar. Sicherheitslücken werden von der Community gefunden und gefixt, bevor sie ausgenutzt werden können. Bei proprietären Systemen müsst ihr dem Anbieter blind vertrauen.
Wichtig ist allerdings: Sicherheit entsteht nicht automatisch. Ihr braucht regelmäßige Updates, ein vernünftiges Backup-Konzept und saubere Zugriffsrechte. Wer das nicht selbst stemmen kann, sollte auf Managed Hosting bei einem deutschen Anbieter setzen – etwa bei Hetzner oder IONOS.
4. Was kostet die Einführung eines Open Source CRM tatsächlich?
Eine realistische Kalkulation für ein mittelständisches Unternehmen mit 20 Vertriebsmitarbeitern:
Infrastruktur: Ein dedizierter Server oder VPS bei einem deutschen Anbieter kostet zwischen 30 und 150 Euro monatlich – je nach Performance-Anforderungen.
Einrichtung und Anpassung: Für eine saubere Grundkonfiguration, Datenmigration und erste Anpassungen solltet ihr einmalig 5.000 bis 15.000 Euro einplanen. Das klingt viel, relativiert sich aber schnell: Bei Salesforce zahlt ihr für 20 Nutzer in der Professional Edition etwa 1.500 Euro monatlich – die Einrichtungskosten sind nach einem Jahr wieder drin.
Laufende Wartung: Updates, Backups, kleinere Anpassungen. Entweder intern oder über einen Dienstleister. Rechnet mit 200 bis 500 Euro monatlich, wenn ihr das extern vergebt.
Schulung: Unterschätzt das nicht. Ein CRM ist nur so gut wie die Akzeptanz im Team. Plant mindestens einen Workshop-Tag ein.
5. Können wir unser HubSpot oder Salesforce durch ein Open Source CRM ersetzen?
Ja – aber nicht über Nacht. Die Funktionsparität ist bei den etablierten Open Source CRMs gegeben: Kontaktverwaltung, Pipeline-Management, E-Mail-Integration, Reporting, Workflow-Automatisierung. Was fehlt, sind die tief integrierten Marketing-Features von HubSpot oder die riesige App-Marketplace von Salesforce.
Der kritische Punkt ist die Datenmigration. Beide Plattformen exportieren Daten in proprietären Formaten mit komplexen Beziehungsstrukturen. Plant genügend Zeit für das Mapping und die Transformation ein. Wir haben Migrationen erlebt, die in zwei Wochen erledigt waren – und solche, die drei Monate gedauert haben.
Unser Rat: Startet parallel. Führt das Open Source CRM zunächst für ein Team oder eine Abteilung ein. Sammelt Erfahrungen, baut interne Kompetenz auf, migriert dann schrittweise.
6. Wie flexibel lassen sich Open Source CRM an individuelle Verkaufsprozesse anpassen?
Das ist die eigentliche Stärke von Open Source. Bei EspoCRM und Twenty CRM könnt ihr Custom Entities per UI anlegen – keine Programmierung nötig. Ein klassisches B2B-Beispiel: Ihr wollt neben Leads und Opportunities auch „Needs“ als eigenständiges Objekt tracken. Bei SuiteCRM ist das Gefrickel, bei EspoCRM dauert es zehn Minuten.
Workflows und Automatisierungen lassen sich in allen genannten Systemen konfigurieren. Trigger-basierte Aktionen, automatische Feld-Updates, E-Mail-Benachrichtigungen – das Standardrepertoire ist vorhanden.
Wer tiefer einsteigen will: Die Systeme sind erweiterbar. EspoCRM über PHP-Extensions, Twenty CRM über TypeScript-Module. Ihr habt vollen Zugriff auf den Quellcode und könnt Anpassungen vornehmen, die bei SaaS-Lösungen schlicht unmöglich wären.
7. Brauchen wir für ein Open Source CRM eigene IT-Ressourcen?
Grundsätzlich ja – aber weniger als ihr vielleicht denkt. Für die Basisnutzung eines Systems wie EspoCRM braucht ihr jemanden, der Linux-Server administrieren kann. Das muss keine Vollzeitstelle sein. Viele unserer Kunden lösen das über einen externen IT-Dienstleister oder Managed Hosting.
Die Installation selbst ist bei modernen Systemen straightforward. EspoCRM läuft auf jedem Standard-LAMP-Stack, Twenty CRM bringt Docker-Container mit. Selbst ohne tiefe DevOps-Kenntnisse ist ein lauffähiges System in wenigen Stunden aufgesetzt.
Komplexer wird es bei Integrationen und Anpassungen. Wenn ihr das CRM mit eurem ERP, eurer Buchhaltung oder Marketing-Automation verbinden wollt, braucht ihr entweder interne Entwickler oder externe Unterstützung.
8. Wie gut funktioniert die API-Integration bei Open Source CRM?
Das hängt stark vom System ab. EspoCRM bietet eine saubere REST-API mit umfangreicher Dokumentation. CRUD-Operationen, Filter, Webhooks – alles vorhanden. Die Integration mit n8n oder Zapier ist problemlos möglich.
Twenty CRM setzt auf GraphQL. Für moderne Tech-Stacks ist das ein Pluspunkt: Ihr holt exakt die Daten, die ihr braucht, in einem einzigen Request. Die API ist gut designed und folgt aktuellen Standards.
SuiteCRM hat mehrere API-Versionen mit unterschiedlicher Qualität. Die v8-API ist brauchbar, aber nicht so elegant wie bei neueren Systemen.
Generell gilt: Open Source CRM integrieren sich hervorragend mit Workflow-Tools wie n8n. Wir haben Kunden, die damit Lead-Enrichment, automatische Follow-ups und komplexe Routing-Logiken umgesetzt haben – ohne eine Zeile Code im CRM selbst.
9. Welches CRM passt zu modernen Tech-Stacks mit TypeScript, n8n und GraphQL?
Wenn euer Research-Tool oder eure Automatisierung bereits auf JavaScript/TypeScript basiert, ist Twenty CRM die logische Wahl. Der gesamte Stack ist modern: NestJS im Backend, React im Frontend, PostgreSQL als Datenbank, GraphQL als API-Layer.
Die Custom Objects in Twenty funktionieren ähnlich wie bei Notion oder Airtable – ihr definiert Entities, Felder und Beziehungen über die UI. Das Company → Needs → Opportunity Modell, das ihr beschrieben habt, lässt sich dort nativ abbilden.
Der Nachteil: Twenty ist noch jung (aktuell v0.32). Für produktionskritische Anwendungen kann das ein Risiko sein. Die Entwicklung ist allerdings aktiv, und das Funding steht.
Für Teams, die schnell live sein müssen und Stabilität priorisieren, bleibt EspoCRM die sichere Wahl – auch wenn der PHP-Stack vielleicht nicht zur restlichen Infrastruktur passt. Die n8n-Integration funktioniert bei beiden Systemen gleich gut.
10. Wie starten wir am besten mit einem Open Source CRM?
Der pragmatische Weg in fünf Schritten:
Schritt 1: Anforderungen dokumentieren. Nicht die Features, die ihr euch wünscht, sondern die Probleme, die ihr lösen wollt. „Wir verlieren Leads, weil niemand weiß, wer zuletzt Kontakt hatte“ ist besser als „Wir brauchen ein Activity-Log“.
Schritt 2: Testsysteme aufsetzen. EspoCRM und Twenty bieten beide Docker-Images. In einer Stunde habt ihr zwei lauffähige Instanzen. Spielt eure typischen Vertriebsszenarien durch.
Schritt 3: Pilotgruppe definieren. Startet mit einem kleinen Team – idealerweise mit Leuten, die Veränderung offen gegenüberstehen. Deren Feedback ist Gold wert.
Schritt 4: Datenmigration planen. Egal ob ihr von Excel, einem anderen CRM oder gar nichts kommt: Die Datenqualität entscheidet über den Erfolg. Lieber weniger, dafür saubere Daten migrieren.
Schritt 5: Schulen, schulen, schulen. Ein CRM, das niemand nutzt, ist wertlos. Investiert in Onboarding und begleitet die ersten Wochen aktiv.
Unterstützung für euren CRM-Start
Ihr überlegt, auf ein Open Source CRM umzusteigen, oder steckt mitten in der Evaluierung? Mit über 15 Jahren Erfahrung in Softwarequalität, Open Source und Remote Consulting unterstützen wir euch bei der Auswahl, Einführung und Anpassung.
Wir bieten:
- Analyse eurer Vertriebsprozesse und Ableitung von CRM-Anforderungen
- Vergleichende Evaluierung passender Open Source Systeme
- Technische Umsetzung: Installation, Konfiguration, Datenmigration
- Integration mit bestehenden Tools (n8n, ERP, Marketing-Automation)
- Workshops und Schulungen für euer Vertriebsteam
Schreibt uns eine E-Mail an roland@nevercodealone.de – wir melden uns zeitnah zurück.
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