„LibreOffice ist doch nur was für Linux-Nerds“ – diesen Satz hören wir bei Never Code Alone erstaunlich oft. Und ja, vor zehn Jahren war da vielleicht sogar etwas dran. Aber die Welt hat sich gedreht: Die c’t testet regelmäßig Office-Alternativen, Bundesländer wie Schleswig-Holstein stellen komplett um, und selbst die Bundeswehr setzt auf Open-Source-Lösungen. 2026 ist der perfekte Zeitpunkt, um die Microsoft-Abhängigkeit zu überdenken.
Mit über 15 Jahren Erfahrung in Softwarequalität, Open Source und Remote Consulting begleiten wir Unternehmen bei der Evaluation und Migration zu Microsoft-Alternativen. In diesem Artikel beantworten wir die Fragen, die uns Developer und IT-Entscheider am häufigsten stellen.
1. Welche Office-Alternative ist am besten für Unternehmen geeignet?
Die kurze Antwort: Es kommt auf euren Workflow an. Die ausführliche Antwort erfordert einen Blick auf die verschiedenen Kandidaten.
LibreOffice ist der Klassiker unter den Open-Source-Alternativen. Die Suite umfasst Writer, Calc, Impress, Draw, Math und Base – und deckt damit sogar mehr ab als Microsoft Office. Die Community entwickelt aktiv weiter, Updates erscheinen regelmäßig, und der Funktionsumfang ist beeindruckend. Für Unternehmen, die primär lokal arbeiten und Wert auf offene Formate legen, ist LibreOffice eine exzellente Wahl.
OnlyOffice verfolgt einen anderen Ansatz: Die Suite wurde von Grund auf für das Web entwickelt und nutzt Microsofts OOXML-Formate (DOCX, XLSX, PPTX) als natives Format. Das bedeutet: Wenn ihr täglich Dokumente mit Microsoft-Nutzern austauscht, habt ihr mit OnlyOffice die geringsten Kompatibilitätsprobleme.
Collabora Online basiert auf LibreOffice und bringt dessen Stärken in die Cloud. Die Oberfläche orientiert sich am klassischen Desktop-Office, was den Umstieg für LibreOffice-Nutzer erleichtert.
OpenDesk ist die neue deutsche Referenzlösung für den öffentlichen Sektor. Acht europäische Softwarehersteller haben unter Koordination des Zentrums Digitale Souveränität ein vollständiges Büroarbeitsplatz-Paket entwickelt.
Consulting-Tipp: Bevor ihr euch entscheidet, analysiert euren tatsächlichen Workflow. Welche Dokumente erstellt ihr? Mit wem tauscht ihr sie aus? Welche Formate müsst ihr unterstützen? Die Antworten auf diese Fragen zeigen, welche Alternative zu eurem Unternehmen passt.
2. Kann LibreOffice Word-Dokumente ohne Formatierungsfehler öffnen?
Hier müssen wir ehrlich sein: Die Formatkompatibilität ist sehr gut, aber nicht perfekt. Das liegt weniger an LibreOffice als an der grundsätzlichen Komplexität von Microsoft-Dokumenten.
Die c’t hat in ihrem aktuellen Test fünf Office-Alternativen verglichen. Das Ergebnis: FreeOffice, LibreOffice, OnlyOffice, SoftMaker Office und WPS Office erreichen alle eine erstaunlich hohe Kompatibilität mit Microsoft-Formaten. Bei Standarddokumenten – Briefe, einfache Tabellen, Präsentationen mit Standardlayouts – gibt es kaum Probleme.
Schwierig wird es bei komplexen Dokumenten: Wenn jemand in Word 365 mit den neuesten Features arbeitet, können Layout-Verschiebungen auftreten. Das betrifft vor allem:
- Komplexe Tabellenlayouts mit verschachtelten Zellen
- Erweiterte Pivot-Tabellen in Excel
- Animationen und Übergänge in PowerPoint
- Makros und VBA-Code
Pro-Tipp: Viele Arbeitsgruppen haben einen pragmatischen Workflow etabliert: Sie arbeiten intern mit LibreOffice und wenig Formatierung, und eine Person formatiert das finale Dokument bei Bedarf in Microsoft Office. Das reduziert Lizenzkosten erheblich und vermeidet Kompatibilitätsprobleme.
OnlyOffice hat hier einen strategischen Vorteil: Da die Suite OOXML als natives Format nutzt, ist die Kompatibilität mit Microsoft-Dokumenten in der Regel höher als bei LibreOffice, das auf ODF (Open Document Format) setzt.
3. Was kostet der Wechsel von Microsoft Office zu Open Source wirklich?
Die Lizenzkosten für die Software selbst: null Euro. LibreOffice, Collabora Online in der Community-Edition und OnlyOffice sind kostenfrei nutzbar. Aber das ist natürlich nicht die ganze Rechnung.
Die tatsächlichen Kosten eines Wechsels setzen sich zusammen aus:
Initiale Investitionen:
- Schulung der Mitarbeiter
- Anpassung von Dokumentenvorlagen
- Gegebenenfalls Infrastruktur für Self-Hosting
- Projektmanagement und Change Management
Laufende Kosten:
- Hosting (bei Cloud-Lösungen)
- Support-Verträge (optional, aber für Unternehmen empfehlenswert)
- Wartung und Administration
Das Beispiel Schleswig-Holstein zeigt die Dimensionen: Das Bundesland hat die Migration zu LibreOffice zu 80 Prozent abgeschlossen und rechnet mit erheblichen jährlichen Einsparungen. Die initiale Investition amortisiert sich in der Regel schnell.
Dem gegenüber stehen die Microsoft-Kosten: Ab Juli 2026 steigen die Preise für Microsoft 365 weltweit um bis zu 16,7 Prozent. Bei Enterprise-Lizenzen summiert sich das schnell zu fünfstelligen Mehrkosten pro Jahr.
Consulting-Tipp: Wir empfehlen eine detaillierte TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) vor der Entscheidung. Dabei solltet ihr nicht nur die direkten Kosten betrachten, sondern auch versteckte Faktoren wie Produktivitätsverluste während der Umstellung und langfristige Einsparungen durch wegfallende Lizenzgebühren.
4. Funktionieren Excel-Makros in Office-Alternativen?
Das ist einer der kritischsten Punkte bei der Migration – und leider auch einer der komplexesten.
Die kurze Antwort: VBA-Makros sind ein Microsoft-Ökosystem. Keine Alternative bietet vollständige Kompatibilität. Aber es gibt Lösungen.
LibreOffice unterstützt einen Teil der VBA-Makros und bietet mit LibreOffice Basic eine eigene Makrosprache. Einfache Automatisierungen lassen sich oft mit überschaubarem Aufwand portieren. Bei komplexen Excel-Anwendungen mit tausenden Zeilen VBA-Code wird es schwieriger.
OnlyOffice bietet Plugin-Unterstützung und eine JavaScript-API für Automatisierungen. Das ist ein anderer Ansatz als VBA, kann aber ähnliche Ergebnisse liefern.
Pro-Tipp: Vor einer Migration solltet ihr eure Makro-Landschaft inventarisieren. Fragt euch bei jedem Makro:
- Wird es noch aktiv genutzt?
- Was genau tut es?
- Gibt es eine native Funktion in der neuen Software, die denselben Zweck erfüllt?
- Lohnt sich eine Neu-Implementierung?
In vielen Unternehmen stellt sich heraus, dass ein Großteil der Makros veraltet ist oder durch moderne Funktionen ersetzt werden kann. Die wirklich kritischen Makros sind oft überschaubar – und für die lohnt sich eine individuelle Portierung.
5. Wie sicher sind europäische Cloud-Alternativen zu Microsoft 365?
Das ist eine Frage, die gerade 2026 besondere Relevanz hat. Die geopolitische Lage und der CLOUD Act haben das Thema digitale Souveränität auf die Agenda vieler IT-Abteilungen gebracht.
Europäische Anbieter wie Nextcloud, Open-Xchange oder deutsche Hoster wie IONOS und Hetzner unterliegen vollständig europäischem Recht. Der CLOUD Act, der US-Behörden Zugriff auf Daten von US-Unternehmen ermöglicht – unabhängig vom Serverstandort – gilt für sie nicht.
Die Sicherheitsarchitektur europäischer Open-Source-Lösungen ist oft mindestens gleichwertig mit proprietären US-Alternativen:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Lösungen wie Nextcloud bieten clientseitige Verschlüsselung, bei der selbst der Hosting-Anbieter keinen Zugriff auf die Daten hat.
- Open Source: Der quelloffene Code kann unabhängig auditiert werden. Sicherheitslücken werden von der Community schnell gefunden und gepatcht.
- Zertifizierungen: Viele europäische Anbieter sind nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllen die strengen Anforderungen des BSI.
Die Bundeswehr und mehrere europäische Regierungen setzen auf Matrix/Element für sichere Kommunikation. Das ist ein deutliches Signal für das Vertrauen in europäische Open-Source-Lösungen.
6. Braucht man für Collabora Online einen eigenen Server?
Nicht unbedingt – aber die Optionen unterscheiden sich erheblich.
Option 1: Managed Hosting
Anbieter wie IONOS, Hetzner oder spezialisierte Nextcloud-Hoster bieten Collabora Online als Managed Service an. Ihr bucht ein Paket, und der Anbieter kümmert sich um Installation, Updates und Wartung. Das ist der einfachste Einstieg.
Option 2: Nextcloud mit integrierter Office-App
Nextcloud bietet mit dem CODE (Collabora Online Development Edition) Server eine einfache Möglichkeit, Collabora direkt in eure Nextcloud-Installation zu integrieren. Für kleine Teams und den persönlichen Gebrauch ist das ausreichend.
Option 3: Eigener Collabora-Server
Für bessere Performance bei mehreren gleichzeitigen Nutzern empfiehlt sich ein separater Collabora-Server, typischerweise als Docker-Container. Das erfordert Linux-Kenntnisse und Administrationsaufwand, bietet aber volle Kontrolle.
Option 4: OnlyOffice als Alternative
OnlyOffice Docs benötigt ebenfalls einen separaten Document Server, ist aber ebenfalls als Managed Service verfügbar und bietet Docker-Images für Self-Hosting.
Pro-Tipp: Startet mit einem Managed Service, um die Software zu evaluieren. Wenn ihr euch für einen dauerhaften Einsatz entscheidet und die Ressourcen habt, könnt ihr später auf Self-Hosting umsteigen.
7. Welche deutschen Anbieter hosten Office-Alternativen DSGVO-konform?
Der deutsche Markt bietet mittlerweile eine beachtliche Auswahl:
IONOS (ehemals 1&1) betreibt Rechenzentren ausschließlich in Deutschland und arbeitet zusammen mit Nextcloud an einer vollständigen Cloud-Office-Suite. Als etablierter Hoster bietet IONOS die nötige Infrastruktur und den Support für Unternehmen.
Hetzner ist bei Developern legendär für das Preis-Leistungs-Verhältnis. Mit Rechenzentren in Deutschland und Finnland und einer hervorragenden Cloud-Infrastruktur ist Hetzner eine ausgezeichnete Basis für selbst gehostete Office-Lösungen.
mailbox.org aus Berlin bietet nicht nur sichere E-Mail, sondern auch ein vollständiges Office-Paket mit Collaboration-Funktionen. Alle Server stehen in Deutschland.
Open-Xchange aus Nürnberg liefert Groupware-Lösungen für E-Mail, Kalender und Kontakte. Die Software wird von zahlreichen europäischen Hosting-Providern eingesetzt.
Nextcloud GmbH selbst bietet Enterprise-Support und Hosting-Partner-Programme. Als deutsches Unternehmen mit Sitz in Stuttgart ist Nextcloud eine zentrale Säule des europäischen Cloud-Ökosystems.
STACKIT, die Cloud-Plattform der Schwarz-Gruppe (Lidl/Kaufland), richtet sich an Enterprise-Kunden mit hohen Compliance-Anforderungen.
Alle diese Anbieter unterliegen deutschem und europäischem Datenschutzrecht. Ein Zugriff durch US-Behörden nach dem CLOUD Act ist rechtlich ausgeschlossen.
8. Kann man mit LibreOffice professionelle Präsentationen erstellen?
Ja – aber es erfordert ein Umdenken.
LibreOffice Impress bietet alle grundlegenden Funktionen für Präsentationen: Folienmaster, Übergänge, Animationen, eingebettete Medien. Die Vorlagenbibliothek ist umfangreich, und über Extensions lassen sich weitere Designs hinzufügen.
Der Unterschied zu PowerPoint liegt weniger im Funktionsumfang als in der Bedienphilosophie. PowerPoint hat in den letzten Jahren stark auf vorgefertigte Designs und KI-unterstützte Layouts gesetzt. Impress ist klassischer: Ihr habt mehr Kontrolle, aber auch mehr Arbeit.
Für professionelle Präsentationen empfehlen wir:
- Nutzt einen konsistenten Folienmaster: Investiert Zeit in die Erstellung eines Corporate-Design-konformen Masters.
- Haltet es einfach: Die besten Präsentationen sind oft die reduziertesten.
- Exportiert als PDF: Für Präsentationen, die auf fremden Rechnern gezeigt werden, ist PDF das sicherste Format.
Collabora Online und OnlyOffice bieten übrigens modernere Oberflächen für Präsentationen, die näher an PowerPoint sind. Wenn die Impress-Oberfläche euch zu altmodisch erscheint, lohnt sich ein Blick auf diese Alternativen.
9. Was ist der Unterschied zwischen OnlyOffice und Collabora?
Diese Frage kommt regelmäßig – vor allem von Teams, die Nextcloud als Collaboration-Plattform nutzen und sich zwischen den beiden Office-Integrationen entscheiden müssen.
Technische Architektur:
Collabora Online basiert auf LibreOffice und nutzt dessen Engine. Der gesamte Dokumentprozess läuft auf dem Server; der Browser zeigt nur das gerenderte Bild. Das ist ressourcenschonend auf der Client-Seite, aber belastet den Server.
OnlyOffice wurde von Grund auf für das Web entwickelt. Der Editor läuft direkt im Browser und tauscht Daten mit dem Server aus. Das ist schneller bei der Bearbeitung, verbraucht aber mehr Client-Ressourcen.
Formatkompatibilität:
OnlyOffice nutzt OOXML (Microsofts Formate) als natives Format. Die Kompatibilität mit DOCX, XLSX und PPTX ist entsprechend sehr hoch.
Collabora priorisiert ODF (offene Formate) und unterstützt Microsoft-Formate sekundär. Bei komplexen Microsoft-Dokumenten kann es zu Darstellungsfehlern kommen.
Oberfläche:
OnlyOffice sieht aus wie Microsoft Office 365 – mit Ribbon-Menüs und moderner Optik. Der Umstieg von Microsoft fällt leicht.
Collabora orientiert sich am klassischen LibreOffice-Look. Wer LibreOffice kennt, fühlt sich sofort zuhause.
Open-Source-Philosophie:
Collabora ist echter Open Source mit hunderten Entwicklern weltweit. Alle Entwicklungen fließen zurück in das LibreOffice-Projekt.
OnlyOffice ist Open Core – die Basis ist quelloffen, aber einige Features sind proprietär.
Pro-Tipp: Wenn ihr primär mit Microsoft-Nutzern zusammenarbeitet, ist OnlyOffice die sicherere Wahl. Wenn offene Standards und die LibreOffice-Community wichtig sind, passt Collabora besser.
10. Wie schult man Mitarbeiter auf neue Office-Software um?
Die Software ist oft nicht das Problem – die Gewohnheit ist es. Menschen arbeiten seit Jahren mit Microsoft Office, kennen jeden Shortcut und jeden Menüpunkt. Ein Wechsel bedeutet Unsicherheit, und Unsicherheit erzeugt Widerstand.
Unser Ansatz aus über 15 Jahren Consulting:
Phase 1: Champions finden
Identifiziert in jedem Team ein oder zwei Personen, die technikaffin und offen für Neues sind. Diese „Champions“ werden zuerst geschult und dienen später als erste Anlaufstelle für Kollegen.
Phase 2: Parallelbetrieb
Startet mit einem Parallelbetrieb. Die neue Software wird installiert, aber die alte bleibt verfügbar. Mitarbeiter können sich ohne Druck einarbeiten und bei Problemen auf das Bekannte zurückgreifen.
Phase 3: Gezielte Schulungen
Konzentriert euch auf die Unterschiede, nicht auf Grundlagen. Niemand muss lernen, was eine Tabellenkalkulation ist. Die Frage ist: Wo finde ich diese Funktion in der neuen Software?
Phase 4: Feedback-Schleifen
Sammelt systematisch Feedback. Welche Probleme treten auf? Welche Funktionen fehlen? Oft lassen sich Hindernisse durch Konfiguration oder Add-ons lösen.
Phase 5: Sukzessive Umstellung
Nach einer Testphase wird die alte Software schrittweise zurückgefahren. Wichtig: Kommuniziert einen klaren Zeitplan und haltet ihn ein.
Der häufigste Fehler: Zu schnell zu viel wollen. Ein abrupter Wechsel ohne Eingewöhnungszeit führt zu Frustration und Produktivitätsverlust. Ein gut geplanter, schrittweiser Übergang ist der Schlüssel zum Erfolg.
Unterstützung für euren Wechsel zu Microsoft-Alternativen
Ihr überlegt, Microsoft Office durch Open-Source-Alternativen zu ersetzen? Oder habt ihr bereits eine Entscheidung getroffen und braucht Unterstützung bei der Umsetzung?
Mit über 15 Jahren Erfahrung in Softwarequalität, Open Source und Remote Consulting unterstützen wir euch bei:
- Analyse eurer aktuellen Office-Nutzung und Workflows
- Evaluierung und Vergleich geeigneter Alternativen
- Planung und Begleitung der Migration
- Schulung eurer Teams
- Technische Integration in bestehende Systeme
Schreibt uns eine E-Mail an roland@nevercodealone.de – wir melden uns zeitnah zurück und besprechen, wie wir euch unterstützen können.
Never Code Alone – Gemeinsam für bessere Software-Qualität!
